ĐỊNH MỨC CÔNG VIỆC


Định mức công việc 

Trong quản trị nhân lực, chúng ta nhắc nhiều đến định mức nhân công nhưng định mức thế nào cho các loại hình công việc khác nhau. Theo câu hỏi của bạn Conghoaiqsg@gmail.com và nhiều anh chị em, trong bài viết này, tôi chia sẻ cách thức chi tiết định mức nhân công đặc biệt định mức nhân công trong sản xuất để cùng thảo luận.

Định mức nhân công hết sức quan trọng, tuy nhiên việc áp dụng kĩ thật này trong quản trị nhân lực khác nhau ở những loại hình khác nhau. Nếu đặc thù công việc lặp lại ổn định như các dây chuyền sản xuất, gia công, hay giao dịch lặp lại tại văn phòng giao dịch thì việc áp dụng định mức nhân công có tính chặt chẽ và hữu dụng như doanh nghiệp may, da giầy, điện tử, lắp giáp thiết bị,… Ngược lại, những công việc đòi hỏi tính tự do, sáng tạo, chủ động, kỉ luật thấp như thiết kế…thì định mức nhân công chỉ có tính định mức tham chiếu trong quản trị để áp dụng các kĩ thuật khác nhằm quản trị hiệu quả nhân lực.

Trong bài viết này, tôi giới thiệu kĩ thuật định mức nhân công theo cách mà chúng tôi được đào tạo và thực hành tại Thành phố Toyota, tỉnh Aichi, Nhật Bản. Thực tế, để tìm hiểu kĩ vấn đề này chúng ta cần một ngày để học và thực hành một cách thành thạo.

1. Phân tích công việc công đoạn thành nguyên công

Trước tiên, hãy phân tích công việc của mỗi công đoạn thành thao tác nguyên công, tức là đơn vị nhỏ nhất của thao tác con người để thực hiện công việc. Việc phân tích nguyên công nên chia làm 3 nhóm theo thứ từ thời gian:

– Nhóm thao tác trực tiếp: Theo tác con người để thực hiện (manual)
– Nhóm di chuyển lặp lại: Như sau khi đặt bao bì vào máy đóng tự động thì phải quay lại lấy cái khác, đi bộ, di chuyển để thao tác (Walking)
– Nhóm tự động: Nhóm nguyên công thực hiện tự động bới máy móc song song hoặc nối tiếp với thao tác con người (Automatic).

Như vậy sau khi làm thật kĩ đảm bảo chúng ta đã liệt kê hết nguyên công của công đoạn để bắt đầu tiến hành bước tiếp theo.

2. Đo thời gian thực tế đang làm
2.1 Chuẩn bị:

– Người thực hiện mẫu: Chúng ta dùng người thực hiện mẫu trong điều kiện tiêu chuẩn mình thường, không nên chọn người suất sắc nhất, hay kém nhất.
– Điều kiện đo thực tế phải đúng môi trường làm việc tiêu chuẩn để tránh những sai sót trong đánh giá sau này.
– Sử dụng đồng hò bấm giây thể thao;
– Số người bấm giây tối thiểu 2 người, người ra hiệu lệnh bắt đầu và kết thúc: một người.

2.2 Tiến hành đo:
Sử dụng biểu danh sách nguyên công trên, tiến hành đo từng thao tác nguyên công. Đo từng thao tác nguyên công (khoảng 5 lần) rồi kiểm tra lại bằng cách đo tổng thời gian công đoạn để đảm bảo các bước đo chính xác.

3. Phân tích kết quả đo
Sau khi có kết quả đo thao tác nguyên công của một công đoạn, chúng ta tiến hành phân tích:
– Tính thời gian cho thao tác nguyên công bằng trung bình cộng của 5 lần đo, đối chiếu kết quả của những người đo để có kết quả trung bình.
– Vẽ biểu đồ chu kì thời gian công đoạn bằng từng thao tác nguyên công, với cách biểu thị mầu khác như cho mỗi nhóm nguyên công như phân loại ở phần trên.
– Phân tích tính hợp lý của từng thao tác để tiến hành cải tiến theo tác nguyên công ở bước tiếp theo.

4. Cải tiến thao tác
Căn cứ vào thời gian cho phép của công đoạn để tiến hành cải tiến. Ví dụ công đoạn phân tích là công đoạn giữa của dây chuyền may, lắp giáp… cần có thời gian tiến hành ngắn hơn thời gian thực tế đo. Như vậy việc phân tích thao tác nguyên công để:
– Thấy và loại bỏ thao tác không hợp lí;
– Tích hợp các thao tác, ghép công đoạn;
– Cải tiến việc trang bị đồ gá lắp, thiết bị, dụng cụ;
– Cải tiến vị trí đặt vật tư, bán thành phẩm;
– Giảm và loại bỏ các thao tác ảnh hưởng đến sức khỏe hoặc có nguy cơ mắc bênh nghề nghiệp;
Sau bước này chúng ta phải xác định được thời gian tiêu chuẩn tối ưu cho công đoạn, bình chuẩn năng suất để tối ưu năng suất lao động cá nhân hoặc dây chuyền không bị thắt cổ chai về năng suất.

5. Định mức nhân công
Tính tổng thời gian cần: Sau khi đo, phân tích, cải tiến và xác định định mức công đoạn, chúng tính thời gian cần để thực hiện toàn bộ công việc của vị trí làm việc này bằng:
Thời gian cần = Thời gian công đoạn * tần suất (số lượng) cần thực hiện
Số nhân lực (định biên) = Thời gian cần/thời gian hữu ích một nhân công

Tiến hành ghép công đoạn nếu số nhân lực không tương ứng với số nguyên để bố trí lao động.
Định mức Thời gian hữu ích: Căn cứ vào loại hình lao động, đặc thù công việc mà chúng ta định mức thời gian lao động hữu ích khác nhau:
Ví dụ: Đối với công nhân sản xuất trong dây chuyền lắp giáp:
Tổng thời gian là: 8 h
Thời gian ăn ca: 05h
Thời gian vệ sinh và sinh hoạt cá nhân: 0.5h
Thời gian cho phép khắc phục sai lỗi: 0.5h
Thời gian hữu ích còn lại: 6.5h = 390p
Thời gian công đoạn: 5p
Số sản phẩm phải hoàn thành trong ngày là: 156 sản phẩm
Tổng thời gian cần là: 780p
Số người cần là: = 780p/390p = 2 người
Tiến hành định mức từng công đoạn, xác định định mức cho toàn bộ dây chuyền sản xuất, từ đó định mức nhân lực cho điều kiện sản xuất tiêu chuẩn, xác định được tiêu chuẩn nhân sự để thực hiện công việc và lập bảng định biên nhân sự (nhu cầu nhân sự trong điều kiện tiêu chuẩn).

6. Tiến hành lại với chu kì tiếp

Định kì trong quá trình thực hiện, công ty cần khuyến khích cải tiến, sau đó kiểm nghiệm lại liên tục và mỗi lẫn như vậy chúng ta cải tiến điều kiện làm việc của người lao động, cải tiến thiết bị, cải tiến năng suất và tăng hiệu quả hoạt động của công ty. Việc định mức này hoàn toàn có thể áp dụng đối với các vị trí làm việc văn phòng nhưng có tính lặp lại ổn định theo quy trình chuẩn.

Thời gian hữu dụng của người lao động phải căn cứ vào luật lao động, điều kiện nhà ăn, nhà vệ sinh, cung cấp nước uống… đảm bảo thực tế, khả thi và nhân quyền của người lao động, tránh khai thác thái quá và tạo phản ứng tiêu cực.

Quá trình định mức như trên khuyến khích mạnh cải tiến trong công việc. Việc cải tiến thao tác phải ưu tiên cải tiến về mức độ thuận tiện, giảm xả thải, làm dễ hơn sau đó mới là tăng năng suất để bản thân người lao động nhận thấy được lợi ích trực tiếp của việc định mức và cải tiến.

Nhiều công ty sau khi áp dụng cách làm này đã giảm nhân lực từ 10% đến 50%, lúc đó Phòng nhân sự thoải mái tăng lương mà quỹ lương không tăng tạo được sự đồng thuận của người lao động và lãnh đạo doanh nghiệp.

Chắc với cách này áp dụng vào công chức thì giảm khoảng 75% số công chức hiện nay.

Dĩ nhiên để thực hiện kĩ thuật này, các bạn cần: Biểu phân tích thao tác nguyên công công đoạn Biểu tính thời gian đo trung bình Biểu đồ chu kì công đoạn Biểu tính và ghép công đoạn trên dây chuyền lập thành định biên. Chúc các bạn áp dụng thành công.

Trantuandai

Mẫu biểu tham khảo đính kèm.

This entry was posted in Quản lý and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Có 3 phản hồi tại ĐỊNH MỨC CÔNG VIỆC

  1. Trantuandai nói:

    Chào anh Nguyên!
    ĐỊnh mức nhân công phần sản xuất đơn giản hơn khối nghiệp vụ bởi vì khối sản xuất trực tiếp thường có quy trình chuẩn. Đó là cái gốc. Nếu khối gián tiếp mà có quy trình chuẩn thì hoàn toàn có thể làm như khối sản xuất, tuy nhiên định mức thời giản mở cao hơn.
    Ví dụ: Nhân viên kế toán quản lý các nghiệp vụ:
    1. Kế toán thanh toán
    2. Kế toán thành phẩm (kho hàng bán)
    3. Kế toán thuế
    Trong mỗi công việc chúng ta chuẩn hóa quy trình, phân tích công việc, định mức. Tuy nhiên, định mức này có thể chỉ áp dụng 300 phút/ngày. Thời gian dự phòng 120 phút, thời gian sinh hoạt 60 phút. Tổng là 480 phút tương đương 8 giờ.
    Muốn làm như vậy, chúng ta phải xác định kế hoạch thanh toán bao nhiêu bộ chứng từ một tháng, chia bao nhiêu hồ sơ thanh toán một ngày, mỗi bộ chứng từ thời gian soát xét hết bao nhiêu? thời gian cập nhật hết bao nhiêu, sau đó định lịch hằng ngày sẽ làm việc đó vào lúc nào cố định.
    Tương tự như vậy, khi quản lí phần nghiệp vụ hàng hóa, có bao nhiêu thẻ kho, mỗi ngày có bao nhiêu thẻ có xuất nhập, kế toán thành phầm phải chốt với thủ kho vào lúc nào? tổng thời gian hết bao nhiêu? bằng chứng kiểm tra là gì?
    Phần báo cáo thuế cũng làm tương tự.
    Sau khi làm các việc trên chúng ta đã phân tích được công việc, lập được bản mô tả công việc, lập được bản định mức công việc, lập được chỉ tiêu đánh giá KPI, hoàn thiện cải tiến quy trình làm việc và định mức được công việc, định biên được nhân sự.

    Chúc anh vận dụng hiệu quả!
    Trantuandai

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s