TẠI SAO NHÂN VIÊN KHÔNG HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ?


Tại sao nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ?
(Nâng cao hiệu quả tại nơi làm việc)

Khi trao đổi với các cấp quản lý về kết quả làm việc của nhân viên, đánh giá về nhân lực thì nhiều người quản lý đều phàn nàn rằng: “chất lượng nhân sự yếu và thiếu, nhân viên không cố gắng, không nỗ lực làm việc để hoàn thành nhiệm vụ”.  Câu hỏi trên tôi đã tự hỏi nhiều lần.

Tôi thì thấy rằng nhân viên làm việc chưa hiệu quả một trong những lí do quan trọng là: Nhân viên không biết mình phải làm gì thì đáp ứng được yêu cầu của người quản lý và coi là hoàn thành nhiệm vụ.

Tại sao nhân viên không làm những việc bạn muốn họ làm, có chăng là lỗi của người quản lý.

Người quản lý luôn hỏi tại sao nhân viên không làm việc đáng ra họ phải làm. Nhân viên sẽ quyết định họ có làm việc hiệu quả hay không. Tuy nhiên người quản lý cũng  phải chịu trách nhiệm về sự không hiệu quả, không hoàn thành công việc của nhân viên vì nhân viên nào cũng muốn hoàn thành nhiệm vụ và thành công trong công việc. Tôi chưa gặp nhân viên nào mà sáng ngủ dậy đã chủ động “ tôi nghĩ tôi sẽ làm việc không hoàn thành nhiệm vụ hôm nay”. Nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ bởi vì hệ thống quản lý công việc nhân viên không tốt trong đó chưa chỉ ra cụ thể họ phải làm gì, đạt kết quả ra sao, khi nào xong, ai sẽ kiểm tra, báo cáo cho ai, ai cung cấp nguồn lực cho họ…thậm chí cả cách thức báo cáo và form biểu.

Nhưng tại sao hệ thống quản lí công việc của nhân viên không tốt làm cho nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ. Lý do nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ là Họ không biết mình nên và phải làm gì? Người quản lý đóng vai trò hết sức quan trọng giúp nhân viên biết nên và phải làm gì. Trong phần này đặc biệt gồm 2 yếu tố mà người quản lý phải phê duyệt cho nhân viên: Mô tả danh mục công việc và kế hoạch chi tiết công việc.

Người quản lý làm việc này sử dụng 5 công cụ quản lý công việc như sau:

1.      Thiết lập mục tiêu và đảm bảo sự tham gia của nhân viên (nhân viên biết đích phải đến)

–      Giúp thiết lập mục tiêu bộ phận hay đơn vị. Mục tiêu này được chia nhỏ từ mục tiêu theo yêu cầu của công ty.

–      Để nhân viên cùng tham gia lập mục tiêu bộ phận, lôi kéo sự tham gia và làm cho nhân viên hiểu mục tiêu đó là của mình.

–      Xác định mục tiêu của từng nhân viên qua đó xác định, chỉ rõ họ sẽ làm việc như thế nào để đạt được mục tiêu.

–      Giúp đỡ nhân viên nắm thông số kết quả mục tiêu cụ thể và biết cách đo lường để họ thấy rằng họ đang tiến đến quá trình đạt mục tiêu.

 

2.      Hệ thống trao quyền và giám sát (nhân viên biết việc phải làm và sẽ được giám sát).

Trao quyền khoa học các công việc và các hoạt động khác giúp nhân viên hướng tới mục tiêu chung của đơn vị, bộ phận.

–      Giúp nhân viên lập kế hoạch công việc tổng thể với ngày, thời gian hoàn thành, kiểm tra xác nhận từng khâu quan trọng của công việc.

–      Chia sẻ dự kiến của người quản lý về kết quả công việc sau khi hoàn thành thì như thế nào đó cũng làm cho nhân viên hình dung cụ thể về đích đến của mình.

–       Đưa ra tiêu chí cho sự thành công.

–      Gặp gỡ nhân viên vào trước hạn chót yêu cầu và đánh giá tiến độ, trở ngại gặp phải.

Kiểm tra, phản hồi, huấn luyện, giáo dục từng nhân viên là việc cần thiết

3.      Lập kế hoạch và phản hồi (nhân viên biết tình trạng công việc của mình)

–      Sử dụng quá trình lập kế hoạch thực hiện để làm cho nhân viên hiểu mục tiêu.

–      Lập kế hoạch thực hiện với từng cá nhân.

–      Gặp gỡ định kì để đánh giá tiến độ và đặt mục tiêu mới nếu cần thiết, ghi nhận những nỗ lực, những kết quả từng phần hoàn thành tốt đang đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung.

–      Gặp gỡ nhân viên riêng lẻ để nghe báo cáo và đối chiếu với tiến độ và kết quả.

Để không quên những việc này người quản lý cũng phải có một kế hoạch gặp gỡ nhận xét và phản hồi cho từng nhân viên.

4.      Đào tạo, giáo dục và phát triển nhân viên (nhân viên có động lực và hướng phát triển)

Đào tạo giữ một vai trò quan trọng để nhân viên biết họ nên và phải làm gì. Họ cần kĩ năng và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc.

–      Giữ cam kết với nhân viên về cơ hội phát triển ghi ngay trong bản kế hoạch công việc. Ví dụ cơ hội thăng tiến, cơ hội tăng chế độ đãi ngộ. Như vậy, bạn đã khơi dậy khả năng phát triển các kĩ năng của nhân viên làm cho nhân viên có động lực nội tại để thành công.

–      Huấn luyện kĩ năng cho nhân viên hằng ngày theo sự quan tâm và hướng dẫn định kì đến từng người một.

–      Trong công việc, người quản lý là tấm gương, nên trong từng tình huống bạn phải trang bị và giáo dục nhân viên về những giá trị, những đích đến và đôi khi cả giá trị văn hoá.

–      Việc giáo dục gắn liền với việc khơi dậy đam mê, chỉ dẫn con đường sự nghiệp.

5.      Ghi nhận và khen thưởng (nhân viên biết mình thành công)

Ghi nhận là sức mạnh quan trọng nhất đối với các hình thức phản hồi cho nhân viên. Định kì phản hồi bằng cách ghi nhận thích hợp cho nhân viên nhằm tăng cường khả năng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ kì vọng của nhân viên.

–      Phản hồi ghi nhận định kì, và củng cố sự ham học hỏi của nhân viên, nỗ lực hoàn thành mục tiêu.

–      Bạn hãy ghi nhận kết quả của nhân viên khi họ đạt được mục tiêu mà bạn muốn họ thực hiện.

Khen thưởng thể hiện ghi nhận danh dự cũng như đãi ngộ vật chất cổ vũ cho sự hoàn thành nhiệm vụ và thành công.

Việc đánh giá sự hài lòng của nhân viên trong công ty 6 tháng một lần là việc làm cần thiết. Xem mức độ hài lòng của nhân viên với những chính sách chung, với những cấp quản lý và với đồng nghiệp. Họ có lạc quan hay bi quan sẽ quyết định mức độ hoàn thành công việc của họ và cách ứng xử của người quản lý để hiệu quả.

Những nội dung trên đã có tại nơi bạn làm việc chưa, nhân viên có làm việc theo cách mà họ không biết họ nên và phải làm gì theo yêu cầu của người quản lý không.

Dĩ nhiên trên đây mới là phần quản lý hiệu quả công việc cá nhân, để đảm bảo hoàn thành công việc có hệ thống và đồng nhất thì chúng ta cần hệ thống quản lý và văn hoá công ty.

Biểu hiện nhân viên của bạn không biết nên và phải làm gì bao gồm: Hoàn thành công việc không đúng thời gian, có nhiều sự trì hoãn công việc, có sai lỗi hoặc vi phạm, tập trung vào công việc không quan trọng theo ưu tiên, đầu ra và kết quả công việc không đạt yêu cầu, không sẵn sàng hỏi sự trợ giúp từ quản lý và đồng nghiệp, không phản hồi yêu cầu quản lý. Nếu bạn thấy những hiện tượng trên, thì hãy củng cố và làm theo 5 yếu tố để quản lý công việc như trên.

Nhân viên không dốt, họ không phải không quan tâm, họ không phải không có động lực. Họ chỉ không biết bạn muốn họ làm cụ thể cái gì.

Trantuandai

This entry was posted in Quản lý and tagged , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s