QUẢN LÝ CÔNG VIỆC – VƯỢT QUA BẬN RỘN


Quản lý công việc – vượt qua bận rộn

Thời buổi kinh tế khó khăn, dịp cuối năm, các nhà lãnh đạo, quản lý tùy theo phạm vi quản lý của mình có rất nhiều việc phải làm từ đánh giá số liệu quản trị năm, cố gắng sản xuất kinh doanh theo kịp các chỉ tiêu đã lập kế hoạch, đánh giá nhân sự, chuẩn bị kế hoạch năm tới, cân đối công nợ nhà cung cấp, đòi nợ khách hàng, chuẩn bị chiến lược, kế hoạch mới… Làm sao thoát ra khỏi mớ bòng bong ấy? Tôi xin chia sẻ mấy quan điểm như sau:


1. Phân loại công việc

Với mỗi người dù bạn là quản lý hay nhân viên chuyên môn, việc phân việc thành 4 cấp độ để ưu tiên thực hiện xét trên hai tiêu chí cấp thiết và không cấp thiết, quan trọng và không quan trọng. Việc quan trọng cấp thiết là ưu tiên số 1, việc quan trọng nhưng không cấp thiết ưu tiên số 2, việc cấp thiết nhưng không quan trọng ưu tiên số 3-có thể làm ngay thông qua ủy quyền, việc không quan trọng và không cấp thiết không làm. Ngay cả việc quan trọng, cấp thiết bạn cũng phải xếp danh sách thứ tự ưu tiên không có việc nào có mức độ ưu tiên ngang nhau. Như vậy bạn mới đủ thời gian kiểm soát công việc và kết quả. Trong mỗi việc hãy phân chia tiếp theo tiêu chí việc gì nhất định phải bạn và chỉ có bạn làm, việc gì bạn kiểm soát nhưng có thể giao cho người khác làm, việc gì bạn chỉ quản lý sẽ có ngườ I làm, sẽ có người giám sát. Hãy chú ý đến sơ đồ tổ chức của công ty, bộ phận, hãy xem những quy trình của công ty để công việc đó thực hiện một cách trôi chảy nhất phù hợp với thời gian và thẩm quyền của mình đồng thời cân bằng trách nhiệm các cấp độ trong công ty. Sau khi phân loại, có thể rất ít việc bạn phải làm, một số việc bạn phải kiểm soát và các việc còn lại bạn chỉ kiểm soát tiền trình, hỗ trợ với tư cách người quản lý.

2. Lên lịch thời gian

Một mớ công việc, với năng lực của mình bạn hoàn toàn có thể làm hoàn thành tất cả, chỉ có điều thời gian sẽ không cho phép mà bạn không thể phân thân mình để làm việc. Vậy bên cạnh phân loại công việc, hãy lên lịch thời gian của từng nhóm việc đã phân loại. Hãy kiểm tra thường xuyên nhật kí công việc đảm bảo mình cùng cộng sự đang đúng tiến độ. Khi công việc nhiều, thời gian ít chính là lúc chính bạn và cộng sự khám phá ra giới hạn mới của bản thân về khả năng xử lý công việc, tốc độ chính xác và năng suất vượt trội tạo nền tảng cho một khả năng làm việc ở mức cao hơn.

3. Trao quyền

Như đã trao đổi ở phần 1, việc phân loại công việc gắn liền với việc khuyến khích làm việc theo đội. Làm việc theo đội không có nghĩa là chúng ta thoái thác trách nhiệm, trái lại khéo léo phân công để phát huy đoàn kết trong đội với mỗi người một vai trò nhiệm vụ, đồng lòng, hiệp lực hướng mục tiêu chung. Không những chính bạn giảm tải mà còn kích thích sự thành công của cả đội. Việc ủy quyền cho cấp dưới bạn phải chú ý theo hệ thống tổ chức và hệ thống quản lý, tránh việc giao việc tùy tiện sẽ giảm khả năng tập hợp và cộng tác.

4. Phát huy năng suất

Thời gian dù vô tận nhưng cũng giới hạn, mọi nguồn lực vật chất đều có hạn, chỉ có khả năng của con người là vô hạn. Về thuyết “sức ép” thì khi con người đối mặt với thách thức sức ép càng lớn thì khả năng thích nghi càng lớn. Có thể trong công tác quản lý, bạn đã hỗ trợ, tập huấn, động viên mà nhân viên chưa phát huy được năng suất công việc. Nhưng khi bạn tạo sức ép thích hợp là công cụ đặc biệt hữu hiệu để cấp dưới vượt qua chính mình làm việc với năng suất cao mà chính bạn cũng không ngờ. “Hãy tạo sức ép từ bên ngoài để khơi thông sức mạnh từ bên trong”.

5. Phát huy sức mạnh tổ chức

Tổ chức không phải chỉ là số cộng của các cá nhân, tổ chức là sự cộng hưởng liên tục với cấp số nhân sức mạnh cá nhân nếu nó được tổ chức có hệ thống và phát huy đúng vai trò từng thành tố trong tổ chức. Thông thường nhìn từ trên xuống, sự không yên tâm và chưa tin tưởng bao giờ cũng lấn sát niềm tin vào cấp dưới. Đó là sai lầm.

Ở hoàn cảnh được kích thích bạn hãy quan sát mạng nhện giăng tơ bắt mồi thì từng sợi to yếu ớt nhưng mạng nhện thì thật khủng khiếp với kẻ thù đó là sức mạnh của tổ chức. Như vậy, tổ chức công việc khoa học không những giúp chúng ta thành công mà còn phát huy tinh thần đồng đội, phát huy năng suất lao động, trẻ hóa tâm lý tổ chức, tăng cường khả năng thích ứng và tạo một “đòn bẩy” cho tổ chức phát triển lên một năng lực mới để vượt qua khó khăn và thích ứng với thách thức.

Trantuandai

This entry was posted in Quản lý and tagged , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s